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Qué es DPO as a Service
DPO as a Service (DPOaaS) es la externalización del rol de DPO o Encargado de Datos. En lugar de un puesto interno exclusivo, la empresa contrata a una persona especialista o a un equipo que cumple las mismas obligaciones: orientar, supervisar el cumplimiento, atender a los titulares (DSAR) y actuar como punto de contacto con las autoridades, con independencia y evidencias.
En Brasil (LGPD) el cargo se conoce como Encargado de Datos. En el GDPR de la UE y en el Reino Unido se utiliza el término DPO. El modelo DPOaaS mantiene el alcance legal y la autonomía del rol, pero aporta escala, coste previsible y acceso a competencias multidisciplinares.
Concepto y modelo operativo
Atribuciones esenciales
- Gobernanza: políticas, bases legales, retención y privacy by design.
- Supervisión: RoPA, DPIA, riesgos e incidentes.
- Atención: DSAR con SLA, verificación de identidad y auditoría.
- Interfaz: titulares, autoridades y procesos de due diligence.
Formato del servicio
- Alcances y SLA definidos por contrato o cliente.
- Equipo multidisciplinar (jurídico, seguridad, datos).
- Indicadores, informes y evidencias exportables.
- Integraciones con los sistemas de la empresa (CRM, soporte, SSO, DW).
Breve historia: cómo surgió el DPOaaS
La figura del DPO ganó fuerza con el GDPR (reglamento europeo publicado en 2016 y aplicable desde 2018), que formalizó responsabilidades y amplió la exigencia del rol en contextos de monitorización sistemática y tratamiento a gran escala. Al mismo tiempo se produjo un déficit de profesionales cualificados y la necesidad de respuestas rápidas para titulares y auditores.
Ante este escenario, consultoras y despachos pasaron a ofrecer el DPO como servicio, combinando experiencia regulatoria, procesos estandarizados y herramientas para demostrar cumplimiento. La adopción se aceleró con la complejidad tecnológica (cloud, ecosistemas SaaS) y la expansión de leyes de protección de datos (como la LGPD), consolidando el DPOaaS como un modelo sostenible tanto para pymes como para grandes organizaciones en fases de transición.
Cuándo tiene sentido adoptar DPOaaS
- Exigencia contractual (RFP, vendor due diligence) o sectorial por auditorías.
- Necesidad de independencia y mitigación de conflictos de interés.
- Operación en múltiples jurisdicciones o con datos sensibles.
- Búsqueda de escala, procesos estandarizados y evidencias para auditorías.
Cómo funciona en la práctica
1) Acuerdo y alcance
Definición de responsabilidades, SLA, canales y métricas.
2) Onboarding
RoPA inicial, políticas, consentimientos y cookies, además de canales de DSAR.
3) Operación
Atención a titulares, verificación de identidad y gestión de riesgos e incidentes.
4) Evidencias e informes
Registros, exportaciones, indicadores de SLA y material para auditorías y due diligence.
Beneficios y trade-offs
Beneficios
- Independencia y actualización continua.
- Escala, rapidez de implantación y coste previsible.
- Evidencias trazables e informes de auditoría.
Trade-offs
- Necesidad de una gobernanza de acceso bien definida.
- Gestión de alcance y expectativas mediante contrato y SLA.
- Integración adecuada con los equipos internos (procesos y cultura).
Cómo Unova habilita el DPOaaS
Unova centraliza la operación de privacidad para reducir riesgos, estandarizar flujos y demostrar cumplimiento con evidencias auditables.
DSAR con identidad y SLA
Verificación de identidad, plazos, plantillas y trazabilidad por cliente.
RoPA, DPIA y políticas
Mapeo, riesgos y controles con versionado y exportaciones.
Consentimientos y cookies
Proof of consent, preferencias y banners conformes.
Integraciones y webhooks
CRM, soporte, SSO o SCIM, DW y API o SDK para automatizaciones.
Informes y evidencias
Exportaciones, registros y firmas electrónicas para auditorías.
Portal del Titular
Transparencia para que los titulares acompañen sus solicitudes y preferencias.
Preguntas frecuentes
¿DPOaaS sustituye a un equipo interno? +
Puede asumir el rol formal y operar junto con equipos internos y socios. Lo esencial es mantener independencia, procesos claros y evidencias adecuadas.
¿Quién es el responsable legal ante la autoridad? +
La organización sigue siendo responsable del tratamiento. El DPOaaS actúa como punto focal, asesor y supervisor, manteniendo autonomía e imparcialidad.
¿Cómo evitar conflictos de interés? +
Defina una cadena de reporte adecuada, segregación de funciones y políticas claras. El DPO no debe decidir sobre el tratamiento que posteriormente audita o supervisa.
¿Cuánto tiempo lleva implantar el modelo? +
Depende del tamaño y de la madurez de la organización. En general, el onboarding (RoPA inicial, canales de DSAR y políticas) ocurre en las primeras semanas, seguido de mejoras continuas.
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